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| 本所於民國八十五年起，建置內閣大庫檔案系統，開發使用者線上瀏覽與檢索等相關功能，旨在提供研究者詳盡且系統化的明清檔案資訊。民國九十年初，為提升系統之檢全率與檢準率，曾與國立故宮博物院協力建置人名權威檔，輔助系統進行人物資訊的權威控制。 人名權威檔的內容包含兩大部分：一是傳主的基本資料，包括姓名、生卒年、異名、籍貫、傳略、出身、專長、著述、關聯、其他參考文獻等欄位。異名欄包括：著錄來源或考證來源中有記載之同人不同名稱，未經權威款目採用者，並標示其種類，如初名、別稱、字、號、諡等等。關聯欄則著重於傳主的親屬、師友關係。二是傳主的履歷，記錄傳主歷任官職，及任官時間。職銜中官名以正式官名為原則，如正式官名有常用之通稱，著錄通稱，得視情況補充正式官名。除職官銜外亦包括爵位的收錄。此外，若無法得知正式官名或通名，只知奉派管理某某事務者，如：稽察中書科事務等。亦比照故宮典藏之清國史館與清史館之傳包稿著錄。而受賜的各種殊榮，如賞戴花翎、賞穿黃馬褂等；或非官銜之履歷，如山長等職，其他如丁憂守制、致仕等情形亦予以記錄，按照年代日期，使之條目有序。 人名權威檔最初係以明清檔案（內閣大庫檔案、軍機檔、宮中檔等）為主要參考資料，另輔以故宮典藏之清國史館傳包、傳稿及清史館傳稿，再選取學界公認具權威性的史料，如《國立故宮博物院清代文獻檔案：武職大臣年表》、《明實錄》、《清實錄》、《清代官員履歷檔案全編》、《明代傳記叢刊》、《清代傳記叢刊》，及今人編纂的《清代名人傳略》、《清代職官年表》、《清人室名別稱字號索引》等做為參考文獻，亦使用《清代職官志》、《中國官制大辭典》等參考書籍。這些文獻的考證性經過排序，引用時，以具較高考證性者優先。 為便於使用者應用，本庫合併傅斯年圖書館人名權威資料檢索系統，並與印記人名資料庫合作，構建印主人名檔，同時與中國歷代人物傳記資料庫（CBDB）分享彼此資源，近期亦漸次新增《清代硃卷集成》等人名資料內容，故收錄人物實已跨越明清兩朝。 為使著錄結果具一致性及可靠性，訂定著錄規則。著錄規則乃由明清史學專家、資訊顧問及內容著錄人員，經反覆討論取得共識，累積而成。同時根據實際著錄時遇到的狀況，隨時討論，做成紀錄，務使資料庫正確反映史料內容。著錄人員依據參考文獻、著錄規則及討論紀錄，將史料內容系統化整理，建置於網站資料庫內，方便使用者隨時查詢。 |
系統操作說明壹、查詢
一、簡易查詢
，系統會依據使用者的條件組合，在資料庫中查找符合檢索條件的資料內容。若要重新下條件可以按
，清除原先所下的條件，若要進入其他檢索模式可點選
、
。
使用者可在此檢索空格下條件做全文檢索。也可在此檢索格直接使用AND、OR、NOT組合各種檢索條件，使用布林邏輯運算時前後要空一格（注意：使用括號檢索時，括號內的資料會先運算）。
舉例：
(1)檢索條件「七格」，則以全文檢索方式查找資料內容有「七格」的資料
(2)檢索條件「七格 NOT 陝西省」，則以全文檢索方式查找資料內容有「七格」，但不包含「陝西省」的資料
(1)以文字輸入的方式，指定查找「傳主」、「籍貫」、「八旗隸屬」、「朝代」欄位。指定傳主欄位查找時，會查找姓名或異名欄位。
(2)以下拉選單方式，指定查找「建檔單位」欄位。下拉選單內容為：IHP中研院史語所、IHP-CBDB中國歷代人物傳記資料庫、NPM國立故宮博物院。
舉例：在傳主欄位輸入「毛」及籍貫欄位輸入「陝西省」查找，則檢索條件則會符合姓名或異名欄位包含「毛」且籍貫欄位包含「陝西省」的資料。
二、進階查詢
，系統會在資料庫中查找符合檢索條件的資料內容。若要重新下條件就可以按，清除原先所下的條件，若要進入其他檢索模式可點選
、。
下拉選擇使用布林運算子交集（AND）、聯集（OR）或是差集（NOT）。
下拉選單可指定欄位，輸入查詢詞將指定的欄位中做檢索，可選欄位包含：系統號、性別、中曆生卒、西曆生卒、傳主、籍貫、國籍、族別、原族稱、今族稱、傳略、出身、專長、履歷、著述、關聯、八旗、朝代、建檔單位、CBDB、MQWW、人物肖像、其他參考文獻。
當選擇「朝代」或「中曆生卒」，有對應的輸入提示。
舉例：指定傳主欄位「丁」AND中曆生卒欄位「康熙」，則會查找符合的資料。
三、履歷查詢
，系統會在資料庫中查找符合檢索條件的資料內容。若要重新下條件就可以按，清除原先所下的條件，若要進入其他檢索模式可點選、。
貳、簡目
、
、
切換，預設為表格式。一、查詢結果顯示模式
1.表格式
2.條列式
3.詳目顯示
二、結果分析
結果分析的分析項目為：朝代、籍貫、出身，由筆數多至寡排列，點選結果分析項目，會在查詢結果中限縮指定的欄位內容。
點選
開啟結果分析視窗可以獲得更多分析結果，之後可以透過點選
或x鍵關閉開啟的結果分析視窗。
三、欄位選擇
開啟欄位選擇功能，點選
即可關閉欄位選擇功能。可以透過勾選或取消勾選選擇所需的欄位，或透過旁邊的選項快速進行欄位的全欄位勾選或全不選，選擇完畢後按下
，增減多筆詳目、詳目的欄位顯示，而下載則會影響資料輸出的欄位。舉例：以下圖所勾選的欄位選擇內容，在多筆祥目、詳目、下載的欄位顯示。
1.詳目顯示：
2.詳目：
3.資料輸出：
使用者可使用大範圍的本頁全選／全不選、本次全選／全不選功能 （
）勾選或取消勾選資料，或是自行單筆勾選想要輸出的資料並點選
，系統會依使用者所勾選的資料輸出。輸出格式為EXCEL。而右方數字會顯示已勾選的資料筆數。
四、檢索歷史
檢索歷史會記錄此次檢索條件的資料是第幾次查詢和總筆數幾筆，使用者也可以查詢到先前的歷史資料，如欲重新顯示之前的檢索結果，可用下拉選單點選某一次的檢索歷史即可重新顯示該次檢索結果。
五、其他功能
2.每頁顯示筆數：使用者可調整顯示簡目每頁呈現的資料筆數。
3.檢索條件：顯示當前的檢索條件。
4.跳頁功能：手動輸入欲跳轉的頁數再點選「GO」即可跳轉指定的頁碼。
5.翻頁功能：上十頁、上一頁、下一頁、下十頁。
參、詳目
點選
或
可以切換至查詢結果上下筆詳目資料。如欲回到簡目顯示畫面請點選
。
著述及關聯欄位預設關閉顯示，需透過點選
來顯示欄位內容，點選
即可再次將欄位內容收起。
一、姓名：單次查詢
點選姓名連結，以姓名欄位的值，單次查詢資料庫的姓名欄位。
※單次查詢不會記錄在檢索歷史
二、籍貫：原名功能
三、傳略：出處連結另開引文
四、關聯：姓名單次查詢
五、相關連結
六、館藏作品
七、分享連結
